PELATIHAN MANAJEMEN KEARSIPAN BERBASIS DIGITAL DI SMP KOTA MAGELANG

Abstract

Pelatihan dalam rangka kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) ini bertujuan untuk memberikan pelatihan kepada tenaga administrasi sekolah mengenai manajemen kearsipan berbasis digital atau E-arsip. Berdasarkan observasi awal melalui wawancara dengan kepala sekolah diperoleh informasi jumlah peserta didik masing-masing mencapai lebih dari 500 anak. Berbagai pengaturan dan pengelolaan administrasi seperti data peserta didik, keuangan sekolah, sarana prasarana harus tercatat dan terarsip dengan baik. Selain mengurusi pendataan peserta didik, berbagai hal terkait data pendidik juga menjadi penting untuk terawat dengan baik. Tenaga administrasi sekolah di kedua mitra belum optimal kinerjanya. Hal ini dikarenakan beberapa pekerjaan masih dilakukan secara manual. Penggunaan teknologi seperti komputer masih sebatas pada kegiatan pencatatan dan kegiatan administratif lainnya. Keberadaan internet belum dimanfaatkan dalam proses pekerjaan sehingga dapat mempercepat dan menambah ketepatan pelayanan. Peserta pelatihan yaitu tenaga administrasi SMP Negeri 7 dan SMP Negeri 11 Kota Magelang. Pelatihan ini dimulai dari tahap perencanaan, yaitu melakukan koordinasi internal dan eksternal untuk menyiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan untuk kegiatan pelatihan. Tahap kedua yaitu pelaksanaan; pelatihan dilaksanakan dengan penyajian materi pengenalan aplikasi E-arsip, diskusi, praktik langsung penginstalan aplikasi, serta pendampingan langsung aplikasi E-arsip, mulai dari pengisian konten aplikasi, pengelolaan aplikasi E-arsip, dan simulasi penggunaan aplikasi E-arsip. Tahap ketiga yaitu evaluasi; evaluasi dilakukan selama kegiatan secara kontinu dan setelah pelatihan selesai. Luaran dari kegiatan ini adalah meningkatkan pengetahuan dan kemampuan para tenaga administrasi SMP Negeri 7 dan SMP Negeri 11 Kota Magelang dalam mengelola aplikasi kearsipan berbasis digital (E-arsip) serta aplikasi E-arsip.